Um dos grandes desafios das pequenas e microempresas é conseguir desenvolver um sistema de planejamento financeiro, com base na elaboração de orçamentos, de modo que se possa, ao longo do tempo, estabelecer o controle entre o que foi orçado e o que foi realizado em um determinado período. Muitas dificuldades estão relacionadas ao dia a dia desses micro e pequenos empresários que; diferentemente dos grandes empresários; na maioria das vezes acumulam funções de diversas áreas de um negócio, tais como: gerenciar equipes, desenvolver pesquisas de mercado, gerir estoques, controlar fluxo de caixa, custos, controlar ponto de equilíbrio e outros. É então que surge a necessidade de se organizar para evitar surpresas no orçamento da empresa. Nesse contexto é importante a realização de um orçamento empresarial como peça fundamental para a realização do planejamento e controle financeiro.
O Plano Estratégico Orçamento Base Zero (OBZ) segue a vertente dos conceitos que buscam manter o orçamento mais flexível, bem como utilizar essa ferramenta gerencial como o principal instrumento de controle e avaliação do desempenho dos gestores.
Vejamos algumas vertentes no processo de elaboração deste projeto:
1 Implantação do Modelo de Gestão Financeira O primeiro ponto importante detectado para viabilizar a implantação do Orçamento Base Zero (OBZ) está relacionado à existência de um Modelo de Gestão Financeira de forma a atender as necessidades da empresa. Esse modelo deve ser fundamentado na execução dos Controles Básicos Financeiros que são eles: Contas a Pagar; Contas a Receber; Regime Diário de Caixa; Regime Diário de Banco e Fluxo de Caixa. Estes controles básicos são capazes de fornecer indicadores financeiros e informações confiáveis para a tomada de decisões de forma acertada.
2 Matriz de Responsabilidades A partir de um plano de contas estruturado e integrado, tendo ao longo desse período uma consolidação e padronização dos lançamentos, é possível estabelecer e visualizar as variações ocorridas dentro de cada centro de custo da empresa. Isso proporciona a elaboração da Matriz de Responsabilidades através dos conceitos Orçamento Base Zero (OBZ), adequando-se ao Plano de Contas da empresa e atribuindo aos gestores de cada setor, responsabilidades à elaboração e controle da NBZ (Nível Base Zero) de acordo com as características e gestão dentro de suas respectivas funções.
3 Elaboração das Premissas, Regras e Réguas A elaboração dos formulários das Premissas - Regras - Réguas segue conforme conceitos do Orçamento Base Zero (OBZ) para cada despesa do consolidado financeiro da empresa.
4 Elaboração do Orçamento Anual A elaboração é executada através da avaliação de cada despesa sob o aspecto de suas Premissas – Regras - Réguas e fundamentadas pelo seu histórico e indicadores financeiros.
5 Revisão e acompanhamento mensal De acordo com o cronograma orçamentário é necessário realizar reuniões periódicas e mensais para acompanhamento dos resultados previsto x realizado. Sendo assim, cada gestor responsável pelo Pacote/OBZ deve se reunir com o Gestor do Orçamento para a elaboração das justificativas de estouro ou sobra e/ou necessidade de revisar o orçamento. Esta revisão permite acompanhar as anomalias do orçamento fornecendo subsídios para uma avaliação correta dos eventos ocorridos e decisões a serem tomadas para a continuidade e execução do projeto.
Resultados O planejamento orçamentário Orçamento Base Zero (OBZ) tem por finalidade ser o principal instrumento de controle e avaliação do desempenho dos gestores na busca pela otimização dos resultados, sejam eles; na ampliação de mercado e competitividade através da gestão de custos.
Att.
Emerson Santana
Texto/Opinião: Emerson Santana.
* Graduado em Ciências Econômicas pela UFSJ – São João Del Rei/MG
* Especialista em Gestão em Finanças pela UFSJ- São João Del Rei/MG
* Especialista em Gestão, Educação e Segurança para o Trânsito - Belo Horizonte/MG
* Consultor Administrativo e Financeiro
* Ministra Cursos de Orçamento Pessoal e Familiar
* Ministra Cursos de Gestão Financeira para MPE's in Company
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