Reestruturação Administrativa - Elaboração do Quadro de Funções

 

A Exata Soluções Consultoria é especialista na implantação do Projeto Reestruturação Administrativa - Organograma e Quadro de Funções de forma simples e objetiva como deve ser a gestão das pequenas e médias empresas.

 

O organograma é o gráfico que representa a estrutura formal da empresa, ou seja, a disposição e a hierarquia dos órgãos.

 

Existem várias maneiras de se representar a estrutura da empresa. A escolha do tipo ideal, fica a critério do analista, que deve considerar a natureza da organização.

 

Conceito de Descrição de Cargos:

Descrever um cargo significa relacionar desde o que o ocupante faz até o motivo porque faz, a descrição de cargo é um retrato simplificado do conteúdo e das principais responsabilidades do cargo. O formato de uma descrição de cargo inclui o título do cargo, o sumário das atividades a serem desempenhadas e as principais responsabilidades do cargo. A descrição do cargo relaciona de maneira breve as tarefas, deveres e as responsabilidades do cargo.

 

Conceito de Análises de Cargos:

Analisar um cargo significa detalhar o que o cargo exige do seu ocupante em termos de conhecimentos, habilidades e capacidades para que possa desempenhá-lo adequadamente. A análise de cargos procura determinar quais os requisitos físicos e mentais que o ocupante deve possuir, as responsabilidades que o cargo lhe impõe e as condições em que o trabalho deve ser feito. E também se preocupa com as especificações do cargo em relação ao ocupante que deverá preenchê-lo. 

 

Os usos da Descrição de Cargos:

A descrição e análise de cargos funcionam como mapeamento do trabalho realizado dentro da organização. Um programa de descrição e análise de cargos produz subsídios para o recrutamento e seleção das pessoas, para identificação das necessidades de treinamento, elaboração de programas de treinamento, para planejamento da força de trabalho, avaliação de cargos e critérios de salários, etc.

 

Atenção - Descrição de Cargos:

Este é um trabalho dinâmico que envolve essencialmente relações humanas e que retrata o envolvimento das pessoas com o trabalho que realizam. Se bem realizado, este processo traz consciência e compromisso das pessoas com os trabalhos que desenvolvem. As tarefas são aprimoradas, modificadas, substituídas ao longo do tempo. Portanto, recomenda-se revisar periodicamente, no mínimo uma vez por ano, os quadros de descrições de funções, para que sejam documentos vivos, frutos da realidade atual da organização.

 

Elaboração do Quadro de Funções

 

 

Quadro de Descrição das Funções:

 

Objetivos:

1.         Definir ou atualizar as tarefas, atribuições e responsabilidades de cada pessoa da organização;

2.         Definir responsabilidades e tarefas e atribuições de novas funções na organização;

3.         Esclarecer responsabilidades por tarefas e em casos em que há confusão.

 

Tempo necessário:

 

Passo 1 - Descrição das funções: variável

Passo 2 - Análise e revisão das descrições: variável

Passo 3 - Alocação de novas tarefas: variável          

           

Processo

 

Passo 1 - Descrição de Funções

 

Identificar a função a ser descrita.

Pedir para a pessoa responsável pela função escrever uma relação das tarefas ou atribuições que executa na organização. Basicamente, tarefas ou atribuições são os elementos que compõem um papel de trabalho na organização.

Para cada tarefa, pedir à pessoa para responder às seguintes perguntas:

 

• Para quê você realiza esta tarefa?

• Com que frequência a tarefa é realizada? (mensal, semanal, diária, após cada cliente ser atendido, etc)

• Qual é o tempo que se leva, em média, para realizar tal tarefa?

• Quem é o cliente desta tarefa? (Observação: cliente, neste caso, é a pessoa que receberá diretamente o produto do meu trabalho nesta tarefa. Pode ser um cliente externo ou pode ser um cliente interno, seja outro funcionário ou voluntário da organização).

• Quais são os resultados esperados desta tarefa? Em outras palavras, que características conferem qualidade a esta tarefa?

• Que documentos registram esta tarefa?

• Quem supervisiona ou verifica a qualidade deste trabalho realizado?

 

 

Passo 2 - Análise e revisão das descrições

 

Rever o trabalho realizado de descrição de função de cada pessoa.

 

Identificar as necessidades de esclarecimentos, ajustes, melhorias, substituição de tarefas.

 

Conversar com cada pessoa, individualmente, sobre o seu quadro de funções, compartilhando as suas respectivas propostas de alterações.

 

Nos casos em que houver sobreposição de tarefas, ou melhor, quando duas ou mais pessoas de funções diferentes se virem responsáveis pela mesma tarefa, recomenda-se conversar simultaneamente com as pessoas envolvidas e buscar definir, juntos, o procedimento que mais faz sentido para a organização em termos de otimização de tempo, de recursos, de competências e de expectativas do cliente. Cuidar para dirimir ou evitar possíveis disputas ou desentendimentos entre as pessoas envolvidas, é importante que não façam disto uma questão de desentendimento pessoal.

 

 

Passo 3 - Alocação de uma nova tarefa

 

No caso de identificação de uma nova tarefa que deva ser realizada, recomenda-se:

 

Identificar em detalhes a tarefa, o que se espera de resultados dessa tarefa quanto a prazos, critérios de qualidade, quem é o cliente, quais as competências necessárias para realizá-la (conhecimentos, habilidades, atitudes).

 

Identificar a melhor pessoa indicada para realizar a tarefa.

 

Sucesso Sempre!!!